[À ne pas faire] Quand on veut bien faire un rassemblement mensuel

Demain matin à la même heure je serais au rassemblement mensuel de l’Aube (infos ici si ça vous intéresse). Après une longue interruption il fait son retour et ça me donne envie de parler des rassemblements mensuels puisque j’en ai été l’organisateur pendant des années. C’est certainement le type d’événement le plus facile à organiser… à première vue en tout cas. Car on peut vite faire des erreurs qui peuvent nuire à l’événement et à soi-même !

Oublier la notion de structure

C’est le premier point que je voulais aborder. Combien de fois on a pu me dire « bah il suffit juste de lancer un truc et les gens viendront ». Dans l’idée, oui. Mais n’oubliez pas qu’on est en France, pays qui adore tout réglementer et ce type de rassemblement informel entre évidemment dans un cadre.

Première chose, organiser un rassemblement en son nom propre est compliqué. La raison est toute simple : l’assurance. Ce n’est pas juste d’un rasso avec 3 copains dont on parle, non, on parle d’un rassemblement ouvert à tous, avec communication sur l’événement, invitations, etc. Et à partir du moment où vous faites ça, vous êtes organisateur. Il faut savoir qu’un organisateur d’événement DOIT être assuré.

La raison n°1 : un accident entre une auto et un piéton. Les protagonistes sont les premiers concernés, mais en tant qu’organisateur vous devez être également couvert. Cela sous entend également que vous devez aussi veiller au grain et éviter que des fous furieux ne transforment l’événement en un rodéo urbain et malsain.

Du coup, pour cette assurance, il faut une structure et l’association est évidemment la structure la plus simple à mettre en place, dès lors que vous avez deux ou trois copains pour vous aider. D’ailleurs, cela permettra aussi que vous ayez un relai, des personnes organisatrices présentes sur place même en cas d’absence de votre part.

Tiens, tant qu’on parle de réglementation, sachez que pour avoir une buvette, sur un lieu privé OU public, que vous vendiez de l’alcool ou pas, vous devez demander une licence (gratuite pour le sans-alcool) auprès de la mairie !

Prendre le premier parking venu

La question du lieu est centrale pour organiser un rassemblement mensuel. Si le lieu est facile d’accès et qu’il est un minimum joli, ce sera un gros plus pour votre organisation.

Mais il n’y a pas que ça à savoir. Il ne faut pas faire le « pirate » et squatter le plus beau parking du coin.

Si c’est un lieu privé, et par là on entend la cour d’un château (vous avez de la chance) ou même le parking d’un magasin quelconque, il vous faudra impérativement une autorisation du propriétaire, évidemment c’est un plus si elle est écrite.

Si c’est un lieu public, c’est pire. Si vous organisez cela dans une petite commune, le conseil municipal devrait être plus réactif et vous donner rapidement une réponse. Pour ce qui est des grosses agglos, des départements, etc, là il va falloir vous armer de patience.

Enfin, n’oubliez pas qu’un parking, même ouvert à tous et tous les jours, a forcément un propriétaire !

Regardez le calendrier

Les rassemblements mensuels, il y en a beaucoup. On se doute que si vous prenez le 2e dimanche du mois c’est parce qu’il n’y en a pas dans l’agglo ou le département à cette date. Mais il ne faut pas se limiter à cela. Soyez un peu flexible.

Votre rassemblement mensuel doit aussi être flexible avec la possibilité de changer de date. Si il a lieu alors que tout le monde est déjà au salon du coin (même s’il est a 1h30 de route), vous aurez un parking désert. Prévoyez bien tous ces aspects.

Organiser une balade à l’arrache

Une expo statique, c’est bien. Une balade c’est encore mieux. Mais, comme pour la structure, sachez qu’il va falloir rentrer dans le cadre avant d’organiser quoi que ce soit.

À partir du moment où vous emmenez des participants sur la voie publique, qu’il y ait un road-book ou pas, vous êtes un organisateur et vous avez quelques devoirs. En plus, le cadre de cette balade dépend aussi du nombre de participants.

Pour toutes les infos, rendez-vous sur le site de la FFVE qui répertorie tous les cas de figure et notamment l’l’arrêté INTS1730387A du 24 novembre 2017 qui définit les modalités d’organisation d’un événement sur la voie publique. C’est par ici.

Laisser faire le bouche à oreilles

La communication, c’est hyper important. Même si vous n’avez pas l’ambition de créer le plus gros rassemblement mensuel du monde, que vous avez une base de « fidèles », ceux-ci peuvent avoir un autre événement le Jour J. Et puis vous verrez toujours les mêmes autos.

Du coup, communiquez. Entre les agendas en ligne, et en particulier celui de Retrocalage, plus ceux des différents magazines papier dédiés à notre passion, vous trouverez facilement des moyens (gratuits en plus) de communiquer de faire connaître votre rassemblement mensuel.

Accepter trop facilement toutes les autos

Attention à ce point. Voir un rassemblement mensuel ouvert à toutes les autos est courant. Les anciennes sont mises en avant mais les « modernes de prestige » y sont bienvenues. L’idée est excellente car, après tout, on a pas la même auto, mais on a la même passion. Sauf qu’il y a quelques petites choses à savoir.

Déjà, il faut cadrer la « moderne de prestige » sinon vous risque de vous retrouvez avec un amas de Mégane RS à votre rassemblement mensuel. Ce n’est pas un mal en soi. Mais si vous demandez l’avis du propriétaire de la Jaguar Type E qui est garée à côté, pas sûr qu’il apprécie énormément. Pas sûr qu’il revienne et ça peut entraîner, petit à petit, la désertion des plus anciens… qui viennent avec les autos les plus anciennes.

Vous avez donc le choix de refuser certaines autos, au risque de vexer certains (« pourquoi la 996 elle rentre, ma Clio elle est signée par Ragnotti quand même »), de l’annoncer dès le départ… ou même de prévoir des espaces séparés en fonction des catégories d’autos. Mais ça demande d’y réfléchir à l’avance !

Voilà en tout cas mes conseils. Si vous en avez d’autres, laissez nous un commentaire !